Parfois, les choses peuvent devenir un peu trop lourdes au travail. Les échéances s'accumulent plus vite que nous ne pouvons respirer, les courriels se comptent par centaines et notre bureau ressemble à un champ de bataille. Dans toute cette confusion et ce chaos accablant, nous commençons à nous demander comment nous allons pouvoir maîtriser tout cela.
Nous sommes tous passés par là, n'est-ce pas ? Mais ne craignez rien. Il existe un moyen de sortir du chaos et de l'accablement au travail pour retrouver la productivité et la tranquillité. Et si vous lisez ceci, c'est que vous avez déjà fait le premier pas vers l'organisation.
Alors, plongeons dans le vif du sujet et découvrons comment transformer le stress de ce désordre en productivité organisée afin que vous puissiez passer vos week-ends à vous amuser au lieu de redouter le lundi.
Se sentir débordé fait partie de la vie
Il est normal de se sentir débordé de temps en temps. Surtout au travail. Votre société, votre entreprise ou votre poste connaîtra naturellement des périodes d'activité intense. Et puis il y a les imprévus et les choses auxquelles on ne s'attendait pas. Il est naturel que nous ressentions la pression dans ces moments-là. Et lorsqu'elle commence à s'accumuler, nous réagissons naturellement par un sentiment d'accablement.
S'organiser quand on se sent dépassé
L'organisation est une compétence. C'est une excellente chose, car cela signifie que cela s'apprend. Par conséquent, si vous êtes toujours débordé ou si vous vous sentez souvent débordé, il est temps de développer vos compétences en matière d'organisation.
L'organisation ne s'improvise pas. Elle prend du temps. Soit vous consacrez du temps à l'organisation, soit vous n'en consacrez pas. Le problème est que, très souvent, lorsque nous nous sentons débordés, nous nous précipitons et considérons que la planification de l'organisation prend trop de temps. Nous optons pour des gains immédiats sur le projet au détriment de l'organisation et de la productivité à long terme.
Comment s'organiser pour ne pas se sentir débordé
S'organiser devrait toujours être une priorité. Vous constaterez des avantages immédiats lorsque vous consacrerez du temps à l'organisation de votre journée, de votre projet ou de votre année. Et comme j'aime être organisé, j'ai divisé l'organisation en quatre catégories simples. Suivre ces étapes pour chaque projet peut vous aider à être plus organisé et plus productif.
Établir des priorités, décomposer et planifier
Pour être organisé, il faut savoir ce qu'il faut faire, pourquoi il faut le faire et quand il faut le faire. L'expérience permet de comprendre tout cela. Si vous n'êtes pas qualifié pour le travail ou si vous manquez d'expérience, votre premier réflexe sera de demander de l'aide, du soutien ou de l'assistance à quelqu'un. En revanche, si vous connaissez parfaitement votre métier, votre secteur d'activité, votre entreprise, votre produit ou votre projet, cette étape fondamentale ne devrait pas vous poser de problème.
Quelles sont vos échéances ? Qu'est-ce qui doit absolument être fait avant chaque échéance, et qu'est-ce qui est subordonné ? Quelle est l'importance de chaque tâche ? Peut-elle être décomposée en tâches plus petites ? Établissez un ordre de priorité. Une fois que vous disposez de ces informations, vous pouvez travailler à rebours et établir un calendrier avec vos propres échéances. Cette répartition de la charge de travail permet de créer des étapes gérables et de faciliter la productivité.
Classement, suivi, modèles et automatisation
Nous perdons et passons beaucoup de temps sur des choses qui pourraient être automatisées, suivies ou mieux classées. Créez un système de classement logique, un système de suivi fiable et automatisez tout ce qui peut l'être. Il existe des centaines d'applications, d'outils professionnels et de plateformes pour vous aider à organiser votre charge de travail et votre équipe de projet. En prenant le temps de réfléchir aux applications, outils et plateformes les mieux adaptés à la tâche à accomplir, vous gagnerez du temps à long terme. Et même si la création de modèles peut prendre du temps au début, une fois que vous avez fait l'effort, les modèles vous font gagner beaucoup de temps.
Ressources et délégation
Maintenant que vous savez ce que vous devez réaliser et quand vous devez le faire, vous devez savoir si c'est possible. Si ce n'est pas possible d'un point de vue logistique avec les ressources dont vous disposez, vous finirez par vous sentir dépassé. Il est temps de s'équiper. L'externalisation, la délégation et le recours aux ressources sont des éléments importants pour s'organiser si vous vous sentez débordé et que la charge de travail dépasse vos capacités. Si vous voulez réduire le chaos, être productif et apprécier votre travail, cette tâche d'organisation est primordiale pour votre réussite. Mais si vous êtes le genre de personne qui aime avoir le contrôle, c'est peut-être là votre plus grand défi.
La gestion du temps : un rythme à respecter
Vous savez maintenant exactement ce que vous devez faire et quand vous devez le faire. Vous savez également où trouver vos dossiers, vos collègues de travail, les ressources d'assistance, les listes de tâches et les échéances. Pour transformer le chaos qui règne sur votre lieu de travail et le sentiment d'être submergé en une productivité organisée, il vous suffit d'adopter un rythme de travail.
Il existe de nombreuses façons de se rythmer dans le monde et dans l'environnement de travail, alors trouvez la méthode qui vous convient. Que vous utilisiez la technique Pomodoro ou la boxe temporelle, vous devez prendre le temps de vous oxygéner de temps en temps. Cette habitude est beaucoup plus saine pour vous, physiquement et mentalement. Et lorsque vous vous sentez bien physiquement et mentalement, il est plus facile de vous sentir bien face aux tâches à accomplir et aux échéances à venir.
Prendre soin de soi lorsqu'on se sent débordé
Si vous vous sentez débordé en ce moment et que vous avez besoin d'un peu de soulagement, essayez d'utiliser des applications de méditation, des exercices de pleine conscience et des audios de relaxation. Lorsque nous nous sentons dépassés, nous avons tendance à nous battre ou à fuir. Orienter votre corps vers le repos et la digestion plutôt que vers le stress vous aidera à fonctionner et à être plus clairvoyant, organisé et productif.
Modifier son mode de vie pour mieux s'organiser
L'organisation ne se limite pas à la façon dont vous vous engagez et faites face aux exigences du travail et à la façon dont vous vous acquittez de vos tâches. L'organisation est une compétence, une capacité et un mode de vie. Il y a des choses que nous pouvons mettre en œuvre dans notre vie personnelle et qui peuvent également nous aider. Par exemple, le fait de désencombrer votre vie peut avoir un effet puissant sur votre vie professionnelle, en vous aidant à être plus créatif et plus productif.
Cela peut sembler contre-intuitif, mais l'adoption d'un mode de vie "slow living" peut avoir un effet profond sur vous, votre famille, votre productivité et votre carrière. En rationalisant notre vie, en donnant la priorité à ce qui est important et en prenant les choses lentement, nous devenons plus productifs dans ce que nous faisons et nous nous épanouissons dans tous les domaines de notre vie.
Débordé ou épuisé ?
Se sentir débordé ne devrait jamais être un sentiment permanent. Si vous avez l'impression d'être débordé plus souvent qu'à votre tour, une meilleure organisation et une meilleure prise en charge de soi pourraient ne pas vous aider. Vous risquez de vous retrouver en situation d'épuisement professionnel. Si vous pensez que c'est le cas, il serait peut-être plus utile de vous concentrer sur la lutte contre l'épuisement professionnel avant qu'il ne vous frappe que sur l'organisation.
L'organisation réduit la confusion, le stress, le sentiment d'être débordé et les problèmes de santé mentale. Prendre le temps de s'organiser vous aide à fonctionner de manière plus efficace. Dans ce monde en constante évolution, adopter une approche proactive et holistique pour gérer votre charge de travail pourrait faire la différence entre un avenir prospère et une carrière dont vous voulez désespérément vous débarrasser. Prenez les choses en main dès aujourd'hui, donnez-vous la priorité et utilisez ces informations pour vous organiser.
Photo de couverture par Ella Jardim sur Unsplash
COMMENT S'ORGANISER AU TRAVAIL QUAND ON SE SENT DÉBORDÉ
