仕事でちょっと大変なことがあるかもしれません。迫り来る締め切りは息をするよりも早く増え始め、メールは数百通に達し、デスクは戦場のようになっています。すべての混乱と圧倒的な混沌の中で、私たちはどうやってこの状況を乗り越えることができるのだろうかと考え始めます。
誰もが行ったことがあるでしょう？しかし恐れることはありません。増大する仕事の混乱から抜け出し、生産性と静けさを取り戻す方法はあります。これを読んでいるということは、あなたはすでに整理整頓への第一歩を踏み出しているということです。
それでは、月曜日を恐れずに週末を楽しく過ごせるよう、この混乱によるストレスを組織的な生産性に変える方法を詳しく見ていきましょう。
圧倒される気持ちは人生の一部です
時々圧倒されてしまうのは正常なことです。特に仕事では。あなたの会社、ビジネス、または役職には、当然ながら繁忙期があります。そして、予期せぬ問題や、私たちが予想していなかったことが起こります。このような時にプレッシャーを感じるのは当然です。そして、それらが増加し始めると、私たちは自然に圧倒された感情で反応します。
圧倒されたときの整理整頓
組織化することはスキルです。それは学ぶことができることを意味するので、これは素晴らしいことです。したがって、常に圧倒されている、または頻繁に圧倒されていると感じている場合は、組織スキルを開発する時期が来ています。
組織化はただ起こるものではありません。時間がかかる。整理整頓に時間を割くか、そうでないかのどちらかです。問題は、私たちが圧倒されていると感じると、最終的に急いでしまい、組織計画に時間がかかりすぎると感じてしまうことがよくあることです。私たちは、長期的な組織と生産性を犠牲にして、プロジェクトの目先の利益を選択します。
圧倒されるのを減らすために整理整頓する方法
整理整頓を常に優先する必要があります。一日、プロジェクト、または一年の計画に時間を費やすと、すぐに効果が現れます。私は整理整頓が好きなので、整理整頓を 4 つの単純なカテゴリーに分類しました。すべてのプロジェクトごとに次の手順に従うと、より組織的で生産性が向上します。
優先順位を付け、細分化し、スケジュールを立てる
組織化の根幹は、何をする必要があるのか、なぜそれを行う必要があるのか、いつ行う必要があるのかをしっかりと把握することです。これらすべてを理解するには経験が必要です。あなたがその仕事に適任でない場合、または経験が浅い場合は、誰かから助け、サポート、援助を受けることが最初の窓口になるかもしれません。一方、自分の仕事、業界、会社、製品、プロジェクトをよく知っている場合は、この基本的なステップに問題はないはずです。
締め切りはいつですか?各締め切りまでに絶対に行わなければならないことは何ですか、また、それに従わなければならないものは何ですか?それぞれのタスクはどれくらい重要ですか?より小さなタスクに分割できますか?やるべきことに優先順位を付けます。この情報を入手したら、逆算して自分の小さな期限を設定してスケジュールを立てることができます。このようにワークロードを分割すると、管理しやすい手順と生産性を高めるスムーズなプロセスを作成するのに役立ちます。
ファイリング、追跡、テンプレート、自動化
私たちは、より効率的に自動化、追跡、またはファイルできるはずの事柄に多くの時間を無駄にし、費やしています。論理的なファイリング システム、信頼性の高い追跡システムを作成し、自動化できるものはすべて自動化します。ワークロードやプロジェクト チームの整理に役立つアプリ、ビジネス ツール、プラットフォームが何百もあります。時間をかけて、目の前のタスクを解決するのに最適なアプリ、ツール、プラットフォームを検討することで、長期的には時間を節約できます。テンプレートの作成は最初は時間がかかるかもしれませんが、一度努力すれば、テンプレートを使用することで時間を大幅に節約できます。
リソースの調達と委任
これで、何を達成する必要があるかがわかり、いつそれを達成する必要があるかがわかり、それが可能かどうかもわかるはずです。あなたが持っているリソースではそれがロジスティック的に不可能な場合は、圧倒されてしまうでしょう。今こそツールを整える時です。圧倒され、仕事量が自分の能力を超えていると感じた場合、アウトソーシング、委任、およびリソースの提供は、組織を整えるための重要な部分です。混乱を軽減し、生産性を高め、仕事を楽しみたい場合、この組織的なタスクは成功にとって最も重要です。しかし、あなたが自分をコントロールしたいタイプの人にとって、これは最大の課題かもしれません。
時間管理で自分のペースを保つ
これで、何をする必要があるのか、いつそれを行う必要があるのかが正確にわかります。また、ファイル、同僚、サポート リソース、To-Do リスト、期限をどこで見つけるかがわかります。職場の混乱と圧倒感を組織的な生産性に変えるために必要なのは、自分のペースで進めることだけです。
世の中や職場環境に合わせて自分のペースを保つ方法はたくさんあるので、自分に合った方法を見つけてください。 ポモドーロ テクニックを使用する場合でも、 タイム ボクシングを使用する場合でも、自分のペースを保つということは、時々新鮮な空気を吸い込むことを意味します。この習慣は身体的にも精神的にもはるかに健康的です。そして、身体的にも精神的にも良い気分であれば、目の前のタスクや迫りくる締め切りに対しても気分が良くなりやすくなります。
圧倒されたときは自分を大切にする
あなたが今圧倒されていて、少しでも安心したいのであれば、瞑想アプリ、マインドフルネスエクササイズ、リラクゼーションオーディオを使ってみてください。圧倒されたと感じると、私たちは争ったり逃げたりする傾向があります。体をストレスではなく休息と消化モードに向けると、機能が向上し、より頭が冴え、整理整頓され、生産的になるのに役立ちます。
組織をより良くするためにライフスタイルを変える
整理整頓とは、単に仕事の要求にどのように取り組み、対処し、仕事のタスクをこなしていくかということだけを意味するものではありません。組織化することはスキルであり、能力であり、生き方です。私たちの私生活でも実践できる、役に立つことがいくつかあります。たとえば、 生活を整理整頓すると、仕事生活に大きな影響を及ぼし、創造性と生産性が向上します。
直観に反するように聞こえますが、 スローライフなライフスタイルを採用すると、あなた、あなたの家族、生産性、キャリアに大きな影響を与える可能性があります。生活を合理化し、重要なことに優先順位を付け、物事をゆっくり進めることで、私たちは自分の行動の生産性を高め、生活のあらゆる分野で成功します。
圧倒されましたか、それとも燃え尽きましたか？
圧倒された気分は決して継続的なものであってはなりません。実際よりも圧倒されていると感じている場合は、整理整頓やセルフケアを改善しても役に立たない可能性があります。仕事で燃え尽き症候群に陥る可能性があります。そうかもしれないと感じたら、 仕事の燃え尽き症候群に陥る前にそれを克服することに集中することは、組織化するよりも価値があるかもしれません。
整理整頓すると、混乱、ストレス、圧倒感、精神的健康上の問題が軽減されます。時間をかけて整理整頓することで、より効率的かつ効果的に機能し、運営できるようになります。このペースの速い世界では、仕事量に対処するために積極的かつ総合的なアプローチを取ることが、幸運な未来を掴むか、必死で抜け出したいキャリアを築くかの違いとなる可能性があります。今日は自分をコントロールし、自分を第一に考え、この情報を利用して整理整頓をしましょう。
UnsplashのElla Jardimによるカバー写真
