A volte le cose possono diventare un po' eccessive al lavoro. Le scadenze incombenti iniziano ad accumularsi più velocemente di quanto riusciamo a respirare, le e-mail si contano a centinaia e la nostra scrivania sembra un campo di battaglia. In tutta questa confusione e in questo caos travolgente cominciamo a chiederci: "Come farò a gestire tutto questo?
Ci siamo passati tutti, vero? Ma non temete. C'è una via d'uscita dal caos lavorativo e dalla sopraffazione per tornare alla produttività e alla tranquillità. E se state leggendo questo articolo, avete già fatto il primo passo verso l'organizzazione.
Quindi, tuffiamoci e scopriamo come trasformare lo stress di questo caos in produttività organizzata, in modo da poter trascorrere i fine settimana divertendosi invece di temere il lunedì.
Sentirsi sopraffatti fa parte della vita
Sentirsi sopraffatti di tanto in tanto è normale. Soprattutto al lavoro. La vostra azienda, la vostra attività o la vostra posizione avranno naturalmente dei periodi di grande affluenza. E poi ci sono gli imprevisti e le cose che non ci aspettavamo. È naturale che in questi momenti sentiamo la pressione. E se iniziano ad accumularsi, reagiamo naturalmente con sentimenti di sopraffazione.
Organizzarsi quando ci si sente sopraffatti
Essere organizzati è un'abilità. Il che è ottimo perché significa che si può imparare. Quindi, se siete sempre sopraffatti o vi sentite spesso sopraffatti, è il momento di sviluppare le vostre capacità organizzative.
L'organizzazione non si improvvisa. Richiede tempo. O si dedica del tempo all'organizzazione, o non lo si dedica. Il problema è che molto spesso, quando ci sentiamo sopraffatti, finiamo per avere fretta e consideriamo la pianificazione organizzativa come una perdita di tempo. Scegliamo guadagni immediati sul progetto a scapito dell'organizzazione e della produttività a lungo termine.
Come organizzarsi per non essere sopraffatti
Organizzarsi dovrebbe essere sempre una priorità. Vedrete i benefici immediati quando dedicherete del tempo all'organizzazione della vostra giornata, del vostro progetto o del vostro anno. E poiché mi piace essere organizzato, ho suddiviso l'organizzazione in quattro semplici categorie. Seguire questi passaggi per ogni singolo progetto può aiutarvi a essere più organizzati e produttivi.
Definire le priorità, suddividere e programmare
La spina dorsale dell'organizzazione consiste nell'avere una buona padronanza di ciò che deve essere fatto, del perché deve essere fatto e del quando deve essere fatto. La comprensione di tutto questo deriva dall'esperienza. Se non siete qualificati per il lavoro o avete poca esperienza, la prima cosa da fare è chiedere aiuto, supporto o assistenza a qualcuno. Se invece conoscete a fondo il vostro lavoro, il settore, l'azienda, il prodotto o il progetto, non dovreste avere problemi con questo passo fondamentale.
Quali sono le scadenze? Che cosa deve assolutamente accadere prima di ogni scadenza e che cosa è subordinato? Quanto è importante ogni compito? Può essere suddiviso in compiti più piccoli? Stabilite le priorità di ciò che deve essere fatto. Una volta ottenute queste informazioni, potete lavorare a ritroso e creare un programma con le vostre scadenze personali più piccole. La suddivisione del carico di lavoro in questo modo aiuta a creare fasi gestibili e un processo agevole per la produttività.
Archiviazione, monitoraggio, modelli e automatizzazione
Sprechiamo e spendiamo molto tempo per cose che potrebbero essere automatizzate, tracciate o archiviate meglio. Create un sistema di archiviazione logico, un sistema di tracciamento affidabile e automatizzate tutto ciò che può essere automatizzato. Esistono centinaia di applicazioni, strumenti aziendali e piattaforme che aiutano a organizzare il carico di lavoro e il team di progetto. Prendersi del tempo per valutare quali sono le app, gli strumenti e le piattaforme più adatte a risolvere il compito in questione vi farà risparmiare tempo nel lungo periodo. Inoltre, anche se la creazione di modelli può richiedere molto tempo all'inizio, una volta che ci si è impegnati, i modelli fanno risparmiare molto tempo.
Risorse e deleghe
Ora che sapete cosa dovete ottenere e quando dovete ottenerlo, dovete sapere se è possibile. Se non è logisticamente possibile con le risorse che avete, finirete per sentirvi sopraffatti. È il momento di attrezzarsi. L'outsourcing, la delega e l'approvvigionamento di risorse sono elementi importanti per organizzarsi se ci si sente sopraffatti e il carico di lavoro supera le proprie capacità. Se volete ridurre il caos, essere produttivi e godervi il vostro lavoro, questo compito organizzativo è fondamentale per il vostro successo. Ma se siete il tipo di persona a cui piace avere il controllo, questa potrebbe essere la vostra sfida più grande.
Pianificare il tempo con la gestione del tempo
Ora sapete esattamente cosa dovete fare e quando. E sapete dove trovare i vostri file, i vostri colleghi di lavoro, le risorse di supporto, gli elenchi di cose da fare e le scadenze. Per trasformare il caos del vostro posto di lavoro e la sensazione di sovraccarico in produttività organizzata, non dovete far altro che darvi un ritmo.
Ci sono molti modi per darsi un ritmo nel mondo e nell'ambiente di lavoro, quindi trovate il metodo che fa per voi. Che si utilizzi la tecnica del Pomodoro o il time boxing, darsi un ritmo significa uscire di tanto in tanto per prendere una boccata d'aria. Questa abitudine è molto più salutare per voi, sia fisicamente che mentalmente. E quando ci si sente bene fisicamente e mentalmente, è più facile affrontare con serenità i compiti da svolgere e le scadenze che si avvicinano.
Prendersi cura di sé quando ci si sente sopraffatti
Se in questo momento vi sentite sopraffatti e avete bisogno di un po' di sollievo, provate a usare le app di meditazione, gli esercizi di mindfulness e gli audio di rilassamento. Quando ci sentiamo sopraffatti, tendiamo a combattere o a fuggire. Orientare il corpo verso il riposo e la digestione invece che verso lo stress vi aiuterà a funzionare e a essere più lucidi, organizzati e produttivi.
Cambiamenti nello stile di vita per una migliore organizzazione
Organizzarsi non è solo una questione di come si affrontano le richieste del lavoro e di come si riesce a portare a termine le attività lavorative. Essere organizzati è un'abilità, una capacità e uno stile di vita. Ci sono cose che possiamo mettere in atto anche nella nostra vita personale che possono aiutarci. Per esempio, il decluttering della vostra vita può avere un effetto potente sulla vostra vita lavorativa, aiutandovi a essere più creativi e produttivi.
Sembra un controsenso, ma adottare uno stile di vita lento può avere un effetto profondo su di voi, sulla vostra famiglia, sulla vostra produttività e sulla vostra carriera. Semplificando le nostre vite, dando priorità alle cose importanti e prendendo le cose con calma, diventiamo più produttivi in ciò che facciamo e prosperiamo in tutti gli ambiti della nostra vita.
Sopraffatti o esauriti?
Sentirsi sopraffatti non dovrebbe mai essere una sensazione costante. Se sentite di essere sopraffatti più di quanto non lo siate, una migliore organizzazione e cura di voi stessi potrebbe non essere d'aiuto. Potreste andare incontro a un burnout lavorativo. Se avete la sensazione che sia così, concentrarvi sulla lotta al burnout lavorativo prima che sia lui a sconfiggere voi stessi potrebbe essere più utile che organizzarvi.
L'organizzazione riduce la confusione, lo stress, la sensazione di essere sopraffatti e i problemi di salute mentale. Prendersi del tempo per organizzarsi aiuta a funzionare e a operare in modo più efficiente ed efficace. In questo mondo frenetico, adottare un approccio proattivo e olistico alla gestione del carico di lavoro può fare la differenza tra un futuro di fortuna o una carriera da cui si vuole disperatamente uscire. Prendete il controllo oggi stesso, mettete voi stessi al primo posto e utilizzate queste informazioni per organizzarvi.
Foto di copertina di Ella Jardim su Unsplash
